Tipos de Listas de Distribución en Exchange 2010.

Hoy toca hablar un poco de las listas de distribución. En Exchange 2010 existen dos tipos de Listas de Distribución:

• Estáticas.- son objetos de Directorio Activo habilitados para agrupar el envio/recepción de correos electrónicos. Normalmente se incluyen o eliminan los componentes de dicha lista de distribución manualmente.

• Dinámicas.- también son objetos de grupo de Active Directory habilitados para correo que se crean para acelerar el envío masivo de mensajes de correo electrónico y demás información dentro de una organización de Exchange. A diferencia de los grupos de distribución regular, que contienen un conjunto definido de miembros, la lista de miembros para grupos de distribución dinámica se calcula cada vez que se envía un mensaje al grupo, en base a los filtros y condiciones definidos. Cuando se envía un mensaje de correo electrónico a un grupo de distribución dinámico, se entrega a todos los destinatarios de la organización que coincidan con los criterios definidos para ese grupo.

En cuanto a las principales novedades incluidas en Exchange 2010, con respecto, sobre todo, a Exchange 2003:

Aprobación de pertenencia a una lista de distribución.- Ahora podemos definir estas listas para que cualquier usuario se pueda incluir automaticamente o con necesidad de aprobación en ellas. Ocurre  lo mismo para dejar de pertenecer a una lista de distribución.

Si miramos dentro de la pestaña “Aprobación de pertenencia”, tenemos dos nuevas opciones de gestión de este tipo de grupos que solo aparecen si se han migrado los grupos a Exchange 2010:

a)   Elegir cómo incorporarse a dicho grupo.- Tenemos tres opciones posibles de cómo incluir un usuario en un grupo:

1. Abierto.- Cualquier usuario puede unirse a un grupo sin necesidad de aprobación.
2.  Cerrado.- Solo los propietarios pueden agregar miembros.
3.  Aprobación del propietario.- Se requiere la aprobación de los propietarios para adherirse al grupo.

Esta funcionalidad nos permitiría, primero, delegar, si se considera necesario, la inclusión de usuarios a Listas de Distribución, segundo, configurar grupos de libre inclusión por parte del usuario, y, tercero, reducir el tiempo y coste de técnico en la gestión de listas de distribución.

b)   Elegir como dejar el grupo.-

1. Abierto.- Puedes dejar el grupo cuando quieras.
2. Cerrado.- Solo los propietarios del grupo pueden quitar miembros.

¿Cómo un usuario puede incluirse o dejar el grupo?.-  A través de Exchange Control Panel (ECP), se puede acceder a las opciones de configuración donde aparecerán los “Grupos Públicos” a los que perteneces:

Si hacemos click en “Unirse” automáticamente aparecerá una lista de todos aquellos grupos a los que nos podremos unir automáticamente, sin necesidad de que ningún administrador intervenga.

¿Quién administra el grupo?.- Hemos hablado de grupos abiertos y cerrados, pero quién gestiona las listas de distribución?. De momento quien da de alta, para muestra un botón:

Aquí es dónde, a la hora de crear una lista de distribución configuraremos quién lo administra, en el caso de ser cerrada. 

 Listas de distribución Moderadas.- Aquellas listas de distribución que los mensajes entrantes son moderadas por un usuario o grupo de usuarios, permitiendo o denegando el reenvio de dicho mensaje. Un ejemplo claro serían los envíos “masivos” que necesitan la aprobación para su reenvio al grupo destinatario.

¿Cómo configurarlas? Dentro de la pestaña "Configuración del flujo de correo", seleccionaremos la opción Moderación de mensajes, dónde nos aparecen las siguientes posibilidades:

• Moderador del grupo.- Seleccionaremos un moderador o grupo de moderadores del grupo. En caso de no seleccionar a nadie, nos remitimos al administrador/es del grupo.
• Remitentes que no necesitan moderación.- Por si no fuera necesario moderar a alguno de los remitentes, por ejemplo, los directores, etc.,
• Notificaciones de moderación.- Tenemos tres posibilidades diferentes:

Creo que bastante util, lo que nos permite una gestión más dinámica del flujo de correo, sobre todo, sin intervención humana, que, al fín y al cabo, suele ser el principal elemento de fallo o error.

Recordar que las Listas de distribución residen en Directorio Activo no en ningún servidor Exchange y que, en el caso de una migración desde Exchange 2003, para que dichas Listas de Distribución funcionen correctamente en Exchange 2010 tenemos que transformarlas a “Grupos Universales”,

Nos vemos.