MailTips o sugerencias en Exchange 2010.

¿Qué son los MailTips? o sugerencias de correo electrónico.

Son mensajes informativos que aparecen a los usuarios en su pantalla  mientras están escribiendo un mensaje.

Microsoft Exchange Server 2010 analiza el mensaje, incluyendo la lista de recipientes a quienes vamos a enviar el correo, y notifica al usuario mediante el citado "MailTip" o sugerencia, antes del envio del mensaje para prevenir violaciones de política, respuestas de no entregado por distintos motivos o envios accidentales.

¿En qué nos puede ayudar un MailTip? 

• Reducir coste de procesamiento y almacenamiento de mensajes al evitar los Informes de no entrega (Non Delivery Report -NDR-).
• Evitar enviar correos a usuarios inexistentes en nuestra organización, o a buzones llenos o restringidos.
• Evitar enviar correos a un número exagerado de usuarios o con un tamaño tal que pueda colapsar nuestra infraestructura de correo.
• Reducir el volumen de llamadas a departamentos de soporte técnico ocasiandos por el citado NDR.
• Informar a los usuarios mientras redactan el correo electrónico sobre las diferentes directivas de la organización que imponen límites en los mensajes enviados.
• Dirigir a los usuarios a grupos de distribución correctos.
• Reduricr el riesgo de revelar información por accidente a personas fuera de la organización.

¿Qué tipos de MailTips podemos configurar?

Estas son las principales sugerencias o MailTips que se nos ofrece:

• Buzón de correo lleno.- si el remitente agrega a un destinatario cuyo buzón está lleno, aparecerá una sugerencia indicándole dicha cuestión dejándole la opción de eliminarlo de la casilla de destinatario.
• Respuestas automáticas.- aparece si el remitente agrega un destinatario cuyo buzón está configurado con respuestas automáticas, dejándonos eliminarlo como destinatario de nuestro correo.
• Destinatarios externos.- se mostrará si el remitente agrega un destinatario externo o agrega una lista de distribución que contenga usuarios externos. Desactivada por defecto.
• Mensaje sobredimensionado.- se muestra si el remitente infringe una de las siguientes restricciones:
• si se supera el tamaño máximo de envio definido en el buzón de correo del remitente.
• si se supero el tamaño máximo de recepción definido en el buzón de correo del destinatario.
• si se supera el tamaño máximo de mensaje definido en la organización.
• Responder a todos en Copia Oculta (CCO).- se muestra si el remitente recibe una copia oculta de un correo y selecciona responder a todos, algo bastante peligroso.
• Gran audiencia.- aparecerá cuando el remitente agrega un grupo o múltiples grupos de distribución con un número de componentes que superen el parámetro definido en la organización de número máximo de destinatarios. 
• Envio de un correo a un destinatario interno no valido.- Esto puede ocurrir cuando se haya dado de baja a un usuario pero esté todavía en caché del explorador.
• Personalizado.- se muestra si el remitente agrega a un destinatario para el que se haya configurado una segerencia personalizada.
• Destinatario moderado.- aparece cuando si el remitente agrega un destinatario que es moderador.
• Envio de correo a un destinatario restringido.- si el remitente agrega como destinatario un usuario que tiene definidas restricciones de entrega, aparecerá la sugerencia de rigor.

Esta es la configuración sobre los MailTips que Exchange 2010 aplica por defecto:

¿Cómo funcionan los MailTips?

Los MailTips están implementados como como servicio Web en Exchange 2010, o sea, en los servidores con el rol CAS. Todas las sugerencias que se tengan que aplicar se compilan y envian de una sola vez en un solo lote. MailTips sólo nos aparecerán si nuestro cliente de correo es:

• Outlook Web App
• Microsoft Outlook 2010.

Proceso:
1. El cliente de correo electrónico consulta al servicio web del servidor CAS sobre las sugerencias de correo que se apliquen a los destinatarios en el mensaje.

2. El servidor CAS recopila los datos de las sugerencias:

• El CAS consulta Directorio Activo (AD) y lee los datos sobre las métricas de grupo.
• Si el destinatario de correo se encuentra en el mismo site que el remitente, el CAS consulta al servidor de buzones (MBX) para reunir las sugerencias de respuestas automáticas y buzón de correo lleno. Si el buzón del destinatario está en otro Site, el CAS local sollicitará dicha información al servidor CAS del Site remoto.
• El servidor CAS del Site remoto consultará a su MBX sobre las sugerencias.
• El CAS del site remoto reenvia los resultados al CAS local que inició la solicitud de información.

3. El servidor CAS devuleve todos los datos de las sugerencias en un solo lote.

Ejemplo de tres diferentes MailTips:

Bibliografia.
Technet.